Vi tar gärna emot synpunkter på handbokens innehåll och uppbyggnad.
Om projektet ska göras i egen regi krävs det mer tid för planering. På grund av att tidplan, administrativa föreskrifter och teknisk beskrivning inte görs försvinner projektets ramverk, vilket är lika viktigt för vår egen entreprenadsektor. Planeringsfasen kan till exempel innehålla säkerställande av tidplan, budgetgenomgång, dokumenthantering, arbetsberedning, trafikanordningsplaner, överlämnande av arbetsmiljöplan, materialbeställning, mötesplanering och egenkontroller. Det är viktigt för projektets kvalité att projekt inte rusar igång utan att dessa punkter är genomförda.
Denna planeringsfas existera ändå för en upphandlad entreprenad dock i mindre omfattning. Projektledaren kallar till startmöte där entreprenören redovisar dom handlingar upphandlingen har krävts. Oftast följer entreprenadstart direkt efter genomfört startmöte.
Om åtgärderna kräver grävtillstånd, ansökningar till miljö och hälsa eller till arbetsmiljöverket görs detta här.
Om entreprenaden görs i egen regi levererar planeringsfasen en mängd produkter.
Vid upphandlade entreprenader.
På startmötet ska projektet presenteras. Det är mycket information entreprenören får ta del av och därför svårt att ta in allt. Frågor brukar uppkomma när arbetet har påbörjats. Det är därför vettigt att ett avstämningsmöte hålls nära inpå startmötet.
Startmöte kan kombineras med kontraktskrivande. Entreprenören ska ha fått kontraktet minst en vecka innan startmötet så denne har tid att granska och kommentera eventuella oklarheter. Under kontraktskrivandet meddelar entreprenören att inga oklarheter med kontraktet finns och detta undertecknas då av båda parter.
En tidplan har i det här skedet redan upprättas av projektledaren. I planeringsfasen med vår interna entreprenadsektor är det viktigt att en samsyn av tidplanen existerar. Båda parter måste innan start vara överens som att det går att jobba efter den uppsatta tidplanen. Tidplanen ska ha delmål uppsatta som ska kommuniceras ända ut till arbetstagaren. Dessa ska följas upp vid varje byggmöte. Om det upptäcks att tidplanen inte fungerar ska detta kommuniceras till projektledare och styrgrupp och justeras.
I en upphandlade entreprenad är tidsramarna uppsatta i förfrågningsunderlaget och entreprenören har då lämnat anbud efter förutsättningarna. Upphandlad entreprenör ska redovisat sin tidplan till startmötet. Där går projektledaren och entreprenören igenom tidplanen så inga missförstånd finns. På samma sätt när vi gör jobb med vår egen organisation ska tidplanen följas upp vid varje byggmöte.
När vår egen entreprenadsektor ska utföra jobbet är det lika viktigt som tidplanen att budgeten är accepterad av båda parter. Budgeten ska vara ett mål och följas upp vid varje byggmöte.
Under upphandlingen bestäms hur dokumenthanteringen och vilken arbetsplattform som ska användas. Det finns en rad olika dokumenthanteringssystem och arbetsplattformar, det viktiga är att alla jobbar lika. Under planeringsfasen måste det säkerställas att alla har tillräcklig kunskap hur programmet fungerar. Det ska också säkerställas hur dokumentation ska föras. Vilka kontroller som ska utföras och hur protokollföring och kommunikation ska gå till fastställs på startmötet.
Möten ska planeras. Normalt ska minst ett byggmöte hållas i månaden för uppföljning av projektets fortskridning. På startmötet bestäms om det finns behov av produktionsmöten, samordningsmöten eller kvalitetsmöten.
Skyddsronder ska alltid bokas in. Normalt hålls skyddsronder två gånger i månaden var av en gång deltar kommunens arbetsmiljökonsult. Detta för att ge en oberoende bild av arbetsmiljön. Under skyddsronder kan även miljöronder planeras in där miljöplanen stäms av.
En arbetsberedning är en instruktion och detaljerad planering av arbetet. En arbetsberedning kan vara ett verktyg för att säkerställa kvalité och avlasta arbetsledaren. En arbetsberedning använts för att uppskatta tid och för att få en översyn av vad som behövs för att uppfylla målen. Det är ett bra verktyg för att kunna planera sitt arbete.
Om entreprenaden planeras till mer än 500 mantimmar eller där arbetet beräknas pågå under mer än 30 arbetsdagar och fler än 20 personer vid något tillfälle sysselsätts samtidigt ska en förhandsanmälan göras till arbetsmiljöverket. Detta är byggherrens ansvar men som oftast delegeras till projektledaren. Anmälan görs på arbetsmiljöverkets hemsida.
Arbetsmiljöplanen är normalt uppförd under upphandlingsfasen om det är en upphandlad entreprenad. Vid kontraktsskrivande överlämnar BAS-P planen till BAS-U som tar på sig ansvaret att arbetsmiljöplanen följs.
Vid entreprenader i egen regi upprättas arbetsmiljöplanen i planeringsfasen av BAS-P och innan entreprenadstart överlämnas den till BAS-U.
Egenkontroller behövs för att säkerställa kvalitén med entreprenaden. Det är kontroller vilket arbetstagaren signerar för att visa att arbetet är utfört enligt utförandekrav. Dom används sedan som underlag till besiktningen.
Östersund ligger inom ett vattenskyddsområde vilket kräver vissa försiktighetsåtgärder. En ansökning ska göras till miljö och hälsa för schaktning inom vattenskyddsområde och för förvaring av petroleumprodukter. Detta görs via Östersunds kommuns hemsida. Övriga tillstånd som kan behövas är tillstånd för upplag av massor och ansökan om vattenverksamhet. Ansökan om vattenverksamhet görs hos länsstyrelsen.
Grävtillstånd söks av externa och interna aktörer när schaktning ska ske i kommunal väg. Detta görs via Östersunds kommuns hemsida. Via denna länk:
2.5.13.1 Tidplan
2.5.13.2 Startmöte
2.5.13.3 Avstämningsmöte
2.5.13.4 Arbetsmiljöplan
2.5.13.5 Miljöplan
2.5.13.6 Arbetsberedning
2.5.13.7 Egenkontroller
2.5.13.8 Länk till ansökningar