Vi tar gärna emot synpunkter på handbokens innehåll och uppbyggnad.
Beroende på om entreprenaden ska göras i egen regi eller handlas upp externt blir omfattningen på denna fas olika. Om uppdraget har bestämts i förstudien att göras i egen regi så krävs det ingen upphandling med entreprenör. Det kan dock krävas upphandling av underentreprenörer eller material om kommunen inte har tecknat ramavtal med önskat teknikområde.
Upphandlingsfasen ska alltid följa LOU (lagen om offentlig upphandling). Storleken på projektet är av betydelse för hur upphandlingsprocessen ska gå till. Är projektet eller delupphandlingen under tröskelvärdet för direktupphandlingsgräns kan direktupphandling användas. Det ska poängteras att direktupphandlingsgränsen gäller för hela organisationen per år.
Länk till tröskelvärden hittas här https://www.upphandlingsmyndigheten.se/upphandla/om-upphandlingsreglerna/Upphandlingsforfaranden/troskelvarden/.
Upphandlingar anpassas till projektets art. Projektledaren tar fram administrativa föreskrifter som blir upphandlingens regelverk. Markentreprenader utförs ofta genom utförandeentreprenader vilket betyder att en teknisk beskrivning och mängdförteckning ska ingå i förfrågningsunderlaget. Lika så andra bygghandlingar från projekteringen.
Övriga dokument kan vara arbetsmiljöplan, miljöplan, sociala krav, tidplan, riskanalys.
När alla dokument är sammanställda skickas upphandlingen ut offentligt via Visma Tendsign. Här följs upphandlingsprocessen som normalt tar cirka en månad.
Produkterna av upphandlingsfasen och projekteringen blir ett förfrågningsunderlag som skickas ut via Visma Tendsign. När upphandlingen är slutförd har denna fas levererat:
Direktupphandling kan göras för enklare projekt där upphandlingens värde ej överstiger tröskelvärdet. Det är ett enkelt förfarande som inte kräver alla dokument en större upphandling kräver. Det är dock lika viktigt med tydlighet i form av rambeskrivning och ritningar för att processen ska gå smidigt. Det finns inget krav att fråga flera leverantörer men för att få konkurrenskraftiga anbud bör det frågas minst tre leverantörer.
Detta är regelverket för upphandlingen och kärnan i din produkt. Här sätter projektledaren dom ramar och regler projektet ska följa. Beroende på entreprenadform följer dom administrativa föreskrifterna två olika standardavtal. Detta dokument upprättas via beskrivningsverktyget på Svenskbyggtjänst och Östersunds kommuns mall i verktyget.
Detta är en produkt från projekteringsfasen. En beskrivning för dom tekniska lösningarna anslutna till AMA Anläggning. Utifrån tekniska beskrivningen upprättas en mängdförteckning baserat på AMA Anläggning MER (mät och ersättningsregler). Dessa dokument upprättas med hjälp av beskrivningsverktyget på Svenskbyggtjänst och upprättas normalt av projektören.
Arbetsmiljöplanen är ett regelverk som upprättas för att säkerställa arbetsmiljön under entreprenaden. Den upprättas av BAS-P och lämnas över till BAS-U som ansvarar för att följa upp arbetsmiljöplanen. Vid entreprenader är det byggherren som har samordningsansvaret för arbetsmiljöplanen. Vilket betyder at byggherren ansvarar för att arbetsmiljöplanen upprättas och samordnas mellan flera entreprenörer på arbetsplatsen.
En miljöplan upprättas för att säkerställa att alla miljöaspekter som berör projektet efterföljs. Projektledaren upprättar den med hjälp av miljöstöd. Miljöplanen lämnas sedan över till entreprenören som ett hjälpmedel till sitt miljöarbetet.
Östersunds kommun arbetar för social ansvarsfull upphandling och ska vid varje upphandling över 3 miljoner kronor skriva in dialogkrav eller sysselsättningskrav i upphandlingen. Syftet med sociala krav är att få in arbetslösa på arbetsmarknaden. Detta kan vara praktikplats, projektanställning eller liknade. Kontakt tas med arbetsmarknadsenheten som sköter rekryteringen och samtalen med entreprenören.
Beroende på projektets art upprättas en riskanalys. Det kan vara miljörisker, risker för projektets genomförande, ekonomiska risker eller liknande.
2.4.9.1 Direktupphandlingsmall
2.4.9.2 Länk till administrativa föreskrifter
2.4.9.3 Arbetsmiljöplan
2.4.9.4 Miljöplan
2.4.9.5 Sociala krav
2.4.9.6 Riskanalys