Har du synpunkter?

Vi tar gärna emot synpunkter på handbokens innehåll och uppbyggnad.

2.3 Projektering

Beroende på entreprenadform blir projekteringen en fråga för entreprenören eller beställaren. Dom flesta markentreprenader är utförandeentreprenader och då blir projekteringen beställarens ansvar. Beroende på projektorganisationens upplägg och storlek på projektet kan en projekteringsledare tillsättas. Är det ett mindre jobb kan projektledaren ta den rollen.

Det första projektledaren eller projekteringsledaren ska göra är att skriva en rambeskrivning för projekteringen baserat på förstudiedokumentet. Detta för att få en tydlig avgränsning för projektören att arbeta mot. Detta dokument är också en handling att kontrollera projektörens arbeten under projektets gång.

Ett startmöte ska hållas med projektören där tidplan, budget och projektet gås igenom. Det rekommenderas att så många som möjligt hos projektörens organisation medverkar för att inte få mellanhänder i informationen. Under startmötet ska det framgå hur projekteringen ska kommuniceras. Vilken arbetsplattform ska användas och hur ska beslut tas.

Projekteringen följas upp med avstämningsmöten för att kontrollera att arbetet följer dom uppsatta målen. Möten rekommenderas att hållas med en veckas mellanrum i början för att reda ut tidiga frågor. Oavsett hur utarbetad rambeskrivningen görs tenderar det alltid vara hög frågefrekvens i början av projekteringen.

Detta ska ses som ett bra tecken att kommunikationen mellan parterna fungerar. Möten ska alltid protokollföras och avslutas med nästa mötesbokning och en arbetsplan. I arbetsplanen ska det framgå.

  • Vad ska göras
  • Vem som ska utföra 
  • När ska det vara klart
  • Vem ska redovisas till  

Projekteringens tidplan ska ha utrymme för granskningsperiod både internt av projektören och av beställaren. Granskningen ska ske av personer utanför projektet.

Om projektet är i behov av bygglov kan detta sökas när projekteringen börjar närma sig slut. Vid det här lagret har erforderliga bygghandlingar upprättats som använts till underlag för bygglov.

Innan projekteringen startas ska en BAS-P utses som under projekteringens gång ta fram en arbetsmiljöplan.

Underhållskalkylen som togs fram i förstudien ska följas upp och revideras nu när projektet har tagit fram dom exakta åtgärderna.

2.3.5 Produkt

I rambeskrivningen eller upphandlingen ska det tydligt framgå vad projektören ska leverera.

  • Mängden ritningar
  • Vilken typ av ritningar
  • Hur ritningarna ska märkas
  • Eventuella utredningar
  • Teknisk beskrivning
  • Mängdförteckning
  • Kontrollplan enligt bygglov

Detta ska bli bygghandlingar som är produkten av projekteringen.

2.3.6 Beslutspunkter

  • Ligger bygghandlingarna i linje med projektdirektivet och projektplanen?
  • 2.3.1 Rambeskrivning

    Rambeskrivningens syfte är att sudda ut så många frågetecken det går. Dom stora idéerna ska vara förankrade för att så lite frågetecken som möjligt för projektören. Det är en stor risk att projekteringen blir utdragen och dyr om oklarheter finns i din beställning.

    Rambeskrivningen ska inte ska inte beskriva dom tekniska lösningarna i detalj om du inte sitter på specialkunskap. Det är projektörens uppgift att lösa din idé med gällande regler och styrdokument. Rambeskrivningen ska dock beskriva vilka styrdokument som gäller för projektet. Det är viktigt att inte göra en allt för styrd rambeskrivning så inte projektörens kunskap och erfarenheter går förlorad. 

    Rambeskrivningen ska belysa dom styrdokument projekteringen ska förhålla sig till. Detta kan till exempel vara AMA Anläggning, VGU eller interna kommunala styrdokument som översiktsplan eller miljömål.

    Driften måste belysas i rambeskrivnigen om vi ska få en hållbar hantering av dom nya åtgärderna.

  • 2.3.2 Startmöte

    Startmötet bokas cirka en vecka efter avtalsspärren gått ut eller efter avropat ramavtal. Detta för att ge projektören tid att förbereda dom handlingar som krävs. Detta kan vara tidplan, egenkontroller, försäkringsbevis.

    Under startmötet gås budget och tidplan igenom. Projektet förklaras av projektledaren och eventuella frågetecken reds ut. Det första avstämningsmötet bestäms. Det är bra att så många som möjligt medverkar på detta möte, då en samsyn av projektet är viktigt för bra samarbete. Det är ett bra tillfälle att etablera den första kontakten till ett bra samarbete. 

  • 2.3.3 Avstämningsmöten

    Avstämningsmöten ska hållas med jämna mellanrum för att reda ut frågor och diskutera idéer. Ett tecken på att projekteringen fungerar bra är om mängden frågor är hög i början och stadigt avtar under processen. Det visar att samtalsklimatet är öppet och att projektmedarbetarna är delaktiga. 

    Agen bör se ut som följande. 

    • Mötesdeltagarna hälsas välkomna.
    • Syfte med mötet
    • Läget sen förra mötet gås snabbt igenom
    • En frågeställning av punkter som behöver diskuteras tas upp
    • Ett förslag till genomförande tas fram
    • En arbetsplan upprättas som innehåller. Vad ska göras, Vem ska göra det, När ska det göras och Till vem ska det rapporteras.
    • Nästa möte bokas.   

    Under avstämnings mötena bör representanter från kommunens intressen bjudas in. Dessa är:

    • Representanter för det gröna
    • Konsten
    • Snöröjningsansvariga
    • Parkskötare
    • Busstrafiken
  • 2.3.4 Bygglov

    Under förstudien har första kontakten med samhällsbyggnad tagits för att kontrollera om det är möjligt att få bygglov för platsen. Bygglovshandlingar kan upprättas innan projekteringen börjar för att säkerställa att projektet kan utföras. Det kan vara säkert ur projektets syn att ha ett färdigt bygglov innan projektering och upphandlingen går ut. För ett bygglov krävs kontrollansvarig.

  • 2.3.5 Förutsättningar för samverkan

    2.3.5.1 Ett Östersund för Alla

    Syftet med Ett Östersund för alla är att ge alla människor samma möjligheter att delta i alla delar av samhället. För att uppnå detta måste byggd miljö, vardagliga ting, tjänster, kultur och information vara tillgänglig för alla.

    Design för alla eller universell utformning innebär att offentliga och privata miljöer, produkter och tjänster utformas med utgångspunkt från mänsklig mångfald, där hänsyn tas till bland annat storlek, språk, etnicitet, kön och funktionsförmåga.

    ”Det är viktigt att alla aktörer i Östersund bidrar utifrån sina ansvarsområden och förutsättningar i arbetet för ett Östersund för alla. För att skapa ett inkluderande samhälle behöver offentliga och privata aktörer samverka. Även föreningar och intresseorganisationer har en viktig roll. Tillgänglighetsarbetet är en servicekedja som inte är starkare än sin svagaste länk – kommun, fastighetsägare och näringsidkare har alla lika viktiga roller.” – Ett Östersund för Alla

    ”Tillgänglighet och möjligheter till inflytande ska prägla alla möten och kontakter med personer som har en funktionsnedsättning. Tillgänglig information och kommunikation bidrar till att det är lätt att läsa, höra, se och förstå. Tillgänglighet handlar också om att möten ska hållas i lokaler där alla kan delta på lika villkor.” – Kunskapsguiden och Myndigheten för Delaktighet

    Här kan du läsa mera om:
    Myndigheten för delaktighet; https://www.mfd.se/

    2.3.5.2 De sju principerna i ”Design för alla”

    Dessa principer ha definierats av European Institute for Design and Disability och inkluderas i Stockholm Declaration, 2004

      • lika möjligt till användning
      • flexibel användning,
      • enkel och självklar användning,
      • information som gå att uppfatta,
      • tolerans mot misstag,
      • låg fysisk ansträngning,
      • utrymme för komma intill och användning

    2.3.5.3 Förutsättningar för samverkan

    Att jobba med Ett Östersund för alla kräver att projektet drivs utifrån värdering och principer för universell design, skapa förutsättningar för allas delaktighet, samt utforma information, kommunikation och möten utifrån mångfald.

    Element 1: Värderingar och principer

    • Genom att jobba utifrån funktionshinderperspektiv skapar vi förutsättningar för alla
    • Design är fint, men funktion är nödvändig för att det ska bli tillgänglig för alla
    • Det finns en mångfald av funktionsnedsättningar som behöver beaktas
    • De sju principerna i ”Design för alla”

    Element 2: Allas delaktighet

    • Inkludera personer med funktionsnedsättningar längs hela utvecklingskedjan, kontakta utvecklingsstrateg tillgänglighet nås via kundcenter 063-14 30 00.
    • Skapa förståelse för tillgänglighetsperspektiv genom att exempelvis själv prova på att sitta i en rullstol och navigera med ögonbindel.
    • Involvera underleverantör, samt andra samhällsfunktioner i alla utvecklingsfaser för att säkerställa att samhällsfunktioner är koordinerade med tillgång till nyinvesteringar.  Exempelvis att det finns transportmöjligheter till nya anläggningar

    Element 3: Information, kommunikation och möten

    Information

    • Ska fördelas minst 14 dagar innan mötet.
    • Ska vara lättläst, digitalt tillgänglig, ta gärna hjälp av kommunikationsenheten;
      Kommunikationsguiden – Insidan (ostersund.se)
    • Ska gå ut i olika format och versioner, som till exempel bild, lättläst text, teckenspråk, på hemsida

    Kommunikation

    • Skapa forum för möten och dialog längst hela utvecklingskedjan
    • Vara lyhörd för det som sägs
    • Se ansiktet på den som pratar, viktigt för en person med hörselnedsättning
    • Anpassa språket efter deltagarnas behov

    Möten

    • Kortare och flera möten som inkluderar bland annat en mötesagenda som skickas ut senast fem dagar innan mötet: max 1 timme och mindre grupper
    • Vara på ett ställe med belysning så att man kan se varandra tydligt.
    • Testmiljön ska vara autentisk, exempelvis en skidbacke ska helst besökas vintertid.
  • Mallar

    2.3.6.1 Rambeskrivningsmall
    2.3.6.2 Startmötesmall
    2.3.6.3 Avstämningsmötesmall
    2.3.6.4 Styrdokument