Har du synpunkter?

Vi tar gärna emot synpunkter på handbokens innehåll och uppbyggnad.

2.2 Förstudie

När behovet har resulterat i en förstudiebeställning har behovet förvandlats till ett projekt. Innan projektet tar nästa steg ska ett projektdirektiv upprättas av projektägaren. Projektdirektivet följs av en projektplan. 

Syftet med förstudien är att utreda projektets rimlighet och förutsättningar. Förstudien kan ge exempel på lösningar och ska säkerställa att behovet är uppfyllt. På grund av resultatet i förstudien kan en del projekt avslutas redan här. Orsaker som är svåra att förutse kan göra att projektet inte längre är rimligt att utföras. Om förstudien görs grundligt kommer detta leda till ett enklare arbete i kommande faser. Problem som undviks är bland annat:

  • Ogenomtänkta snabba beslut
  • Stress i kommande faser
  • Osäkerhet i resultatet
  • Ett ej målinriktat projektarbete

2.2.9 Produkt

Förstudien ska resultera i ett förstudiedokument. Den ska innehålla svar på frågeställningen förstudien tagit upp. Det ska tydligt framgå för och nackdelar med förstudiens förslaget som ska ligga till grund för beslut om projektets genomförande. Vid denna punkt kan styrgruppen besluta om projektet ska fortsätta eller inte. Behovet har i det här skedet omvandlats till mål för projektet. Målen som formuleras ska vara konkreta och tydliga. En checklista man kan använda är SMART:

  • Specifika
  • Mätbara
  • Accepterade 
  • Realistiska 
  • Tidsatta 

Förstudien ska även leverera en tidplan och första budget

2.2.10 Beslutspunkter

  • Ska projektet fortsätta?
  • Ska förstudien ligga till grund för fortsatt arbete?
  • Typ av entreprenadform?
  • Egen eller extern regi?
  • 2.2.1 Projektdirektiv och Projektplan

    3.2.1.1 Projektdirektiv

    Projektdirektivet upprättas normalt av projektägaren som en beställning av uppdraget till en projektledare. Direktivet ska innehålla ramar projektet ska hålla sig inom. Det ska vara tydligt och vara en fast utgångspunkt för planering av projektet. Bakgrund, syfte och mål ska preciseras. Här ska en direktivdialog föras med projektägaren så alla parter är på samma spår. Frågor reds ut och en tydlig inriktning skapas.

    3.2.1.2 Projektplan

    Projektplanen upprättar projektledaren med utgångspunkt från direktivet. Övergripande planering hur projektet ska genomföras beskrivs här. Bakgrund och syfte tas med från direktivet. Målen specificeras till mätbara tydliga mål. Metod ska beskriva hur projektet planeras att utföras och projektorganisationen klargörs.

  • 2.2.2 Förstudiens innehåll

    En förstudie kan omfatta en mängd olika punkter och varierar beroende på projektets art. Inledning bör alltid innehålla.

    • Bakgrund. Beskriver anledningen till förstudien 
    • Syfte. Ska svara på frågan varför detta ska genomföras 
    • Metod. Beskriver vilka resurser som ska användas och hur.
    • Nulägesanalys. Beskriver situationen idag
    • Omvärldsanalys. Kollar om något liknande har gjorts tidigare på andra ställen
    • Mål. Behovet omvandlas till mål
    • Omfattning. En specifik frågeställning för förstudien
  • 2.2.3 Följande är exempel på vad en förstudie för mark- och anläggningsprojekt bör innehålla:

    • En grov kalkyl ska göras så beslutfattare kan sätta av en budget som är grundad på rätt ingångsvärden.
    • Förstudien ska kontrollera om föreslagen åtgärd stämmer överens med gällande översiktsplan och detaljplan. Om åtgärden kräver bygglov är det rimligt att kontakta bygglov för ett förhandsbesked.
    • Bilder och illustrationer är ett bra sätt att förmedla sina idéer och det resultat som förstudien kommer med.
    • En grov rimlig tidplan behöver tas fram som beslutsunderlag.
    • Miljön är viktigt att ta med i förstudien. Kommer detta få förändrade förutsättningar för miljön? Hur kommer dagvattnet att hanteras? Kommer projektet tillföra eller ta bort träd? Påverkas den biologiska mångfalden? 
    • Mark- och anläggningsprojekt kommer ofta kontakt med markföroreningar. Detta är en mycket kostnadsdrivande punkt som kan få stora ekonomiska problem om den inte utreds under förstudiefasen.
    • Klarar dom geotekniska förhållandena den nya åtgärden?
    • Hur kommer verksamheter som bussar, räddningstjänst, turism och skolor påverkas av projektet under och efter projektets genomförande? Blir det mer buller eller försämras trafiksituationen?
    • Påverkas trafiken positivt eller negativt?
    • Hur ser befolkningsmönstren ut och hur bygger vi för att tillgodose detta? Till exempel var ligger skolor, hur tar sig folk till målpunkter och vad är det för ålder i området?
    • Går det att återvinna någon produkt? Kan grus eller sten återvinnas? Detta sparar miljö men kan också ge ekonomiska fördelar.
    • Kontakt bör också ta med ledningsägare för möjlig samförläggning för att spara resurser men också för att minimera framtida schakter i nyetablerad mark.  
    • Eftersom 1% av budgeten ska gå till konst ska möjliga platser och idéer kring konst tas fram
    • Hur ska driften tas om hand efter projektet? Hur kommer snöröjningen och parkunderhållet fungera? En underhållskalkyl är lika viktigt som projektets kalkyl och ska alltid görs.
  • 2.2.4 Kartstudie

    På Östersunds kommuns hemsida finns en omfattande GIS-kart som är ett bra hjälpmedel vid förstudiearbete. Har kan du lätt få fram data angående målpunkter, målgrupper, trafiksäkerhet, en del geotekniska förhållanden, föroreningar, riksintressen och plandetaljer. GIS-kartan är en bra punkt att börja sitt arbete med förstudien. 

  • 2.2.5 Miljöaspekter

    Undersök om det finns kända föroreningar i området. Detta gör du enklast vi kommunens karttjänst eller kontakta Miljö och Hälsa för rådgivning. Det kan få stora konsekvenser för projektet om markföroreningar upptäcks under genomförandet. 

    Stora delar av Östersunds kommun ligger även inom vattenskyddsområde. För schakter över 150 m3 och för förvaring av petroleumprodukter krävs tillstånd av tillsynsmyndigheten. Dessa tillstånd söker du enklas på kommunens hemsida via e-tjänster.

  • 2.2.6 Underhålls kalkyl

    En underhållskalkyl är lika viktigt som projektets kalkyl. Om det inte finns pengar att sköta anläggningen så ska den inte byggas. Förstudien ska ta fram en underhållskalkyl och den ska sedan följas upp under projekteringen. Kommunen har gjort en matris för detta som ett hjälpmedel.

  • 3.2.7 Förhandsbesked bygglov

    Byggnader och höjdförändringar kräver bygglov. Det är en bra idé att kontrollera med bygg och samhällsnämnden om det är möjligt att få bygglov för åtgärden. Detta gör du vi kommunens e-tjänst för bygglov.

  • 2.2.8 Konst

    Kommunen har beslutat att 1 % av projektkostnaderna för projekt ska gå till olika former av konst. Som lägst summa gäller ett prisbasbelopp för byggarbeten och tre prisbasbelopp för mark och anläggningsjobb. När budget sätts i förstudien vet man om arbetet kommer upp i rätt nivå för att konstprocenten ska utnyttjas. Om den gör det så ska kontakt tas med kommunens konstsamordnare.

  • 2.2.9 Förutsättningar för samverkan

    2.2.9.1 Ett Östersund för Alla

    Syftet med Ett Östersund för alla är att ge alla människor samma möjligheter att delta i alla delar av samhället. För att uppnå detta måste byggd miljö, vardagliga ting, tjänster, kultur och information vara tillgänglig för alla.

    Design för alla eller universell utformning innebär att offentliga och privata miljöer, produkter och tjänster utformas med utgångspunkt från mänsklig mångfald, där hänsyn tas till bland annat storlek, språk, etnicitet, kön och funktionsförmåga.

    ”Det är viktigt att alla aktörer i Östersund bidrar utifrån sina ansvarsområden och förutsättningar i arbetet för ett Östersund för alla. För att skapa ett inkluderande samhälle behöver offentliga och privata aktörer samverka. Även föreningar och intresseorganisationer har en viktig roll. Tillgänglighetsarbetet är en servicekedja som inte är starkare än sin svagaste länk – kommun, fastighetsägare och näringsidkare har alla lika viktiga roller.” – Ett Östersund för Alla

    ”Tillgänglighet och möjligheter till inflytande ska prägla alla möten och kontakter med personer som har en funktionsnedsättning. Tillgänglig information och kommunikation bidrar till att det är lätt att läsa, höra, se och förstå. Tillgänglighet handlar också om att möten ska hållas i lokaler där alla kan delta på lika villkor.” – Kunskapsguiden och Myndigheten för Delaktighet

    Här kan du läsa mera om:
    Myndigheten för delaktighet; https://www.mfd.se/

    2.2.9.2 De sju principerna i ”Design för alla”

    Dessa principer ha definierats av European Institute for Design and Disability och inkluderas i Stockholm Declaration, 2004

      • lika möjligt till användning
      • flexibel användning,
      • enkel och självklar användning,
      • information som gå att uppfatta,
      • tolerans mot misstag,
      • låg fysisk ansträngning,
      • utrymme för komma intill och användning

    2.2.9.3 Förutsättningar för samverkan

    Att jobba med Ett Östersund för alla kräver att projektet drivs utifrån värdering och principer för universell design, skapa förutsättningar för allas delaktighet, samt utforma information, kommunikation och möten utifrån mångfald.

    Element 1: Värderingar och principer

    • Genom att jobba utifrån funktionshinderperspektiv skapar vi förutsättningar för alla
    • Design är fint, men funktion är nödvändig för att det ska bli tillgänglig för alla
    • Det finns en mångfald av funktionsnedsättningar som behöver beaktas
    • De sju principerna i ”Design för alla”

    Element 2: Allas delaktighet

    • Inkludera personer med funktionsnedsättningar längs hela utvecklingskedjan, kontakta utvecklingsstrateg tillgänglighet nås via kundcenter 063-14 30 00.
    • Skapa förståelse för tillgänglighetsperspektiv genom att exempelvis själv prova på att sitta i en rullstol och navigera med ögonbindel.
    • Involvera underleverantör, samt andra samhällsfunktioner i alla utvecklingsfaser för att säkerställa att samhällsfunktioner är koordinerade med tillgång till nyinvesteringar.  Exempelvis att det finns transportmöjligheter till nya anläggningar

    Element 3: Information, kommunikation och möten

    Information

    • Ska fördelas minst 14 dagar innan mötet.
    • Ska vara lättläst, digitalt tillgänglig, ta gärna hjälp av kommunikationsenheten;
      Kommunikationsguiden – Insidan (ostersund.se)
    • Ska gå ut i olika format och versioner, som till exempel bild, lättläst text, teckenspråk, på hemsida

    Kommunikation

    • Skapa forum för möten och dialog längst hela utvecklingskedjan
    • Vara lyhörd för det som sägs
    • Se ansiktet på den som pratar, viktigt för en person med hörselnedsättning
    • Anpassa språket efter deltagarnas behov

    Möten

    • Kortare och flera möten som inkluderar bland annat en mötesagenda som skickas ut senast fem dagar innan mötet: max 1 timme och mindre grupper
    • Vara på ett ställe med belysning så att man kan se varandra tydligt.
    • Testmiljön ska vara autentisk, exempelvis en skidbacke ska helst besökas vintertid.
  • Mallar

    2.2.10.1 Förstudiemall
    2.2.10.2 Intressentanalys
    2.2.10.3 Projektdirektiv
    2.2.10.4 Projektplan
    2.2.10.5 Tidplan
    2.2.10.6 Budget